特点1：让办公更高效 推动业务办理便捷化

    “今年，我们的电子化采购信息系统建设将迈上一个新的台阶，新版全流程电子招投标系统即将投入使用，新系统将贯穿招标、报名、投标、开标、评标全过程。7月份，中直机关新一轮信息类产品协议供货招标就会在新系统的协议供货平台上实施。”这是记者日前在采购中心参观他们的电子化采购信息系统时了解到的情况。记者发现驾驶这辆“信息化快车”驶上“高速路”的采购中心每一位员工都感慨良多，并“有话要说”。

    有了这套信息系统的帮助，采购中心每位员工最直接的体会就是工作更加高效，而高效的办公所带来的最重要的影响就是采购人办理各项采购业务更加便捷了。现在，采购中心工作人员上班的第一件事就是按照自己的口令登陆“综合办公业务系统”，在系统中完成所有的业务工作。

    采购中心的项目经办人杨烨给记者举了一个例子，他说：“以前办理一个项目也许要两个月，这两个月的时间里，重复打印文件，重复录入数据，找每一个领导审批等等，其间你会看见很多人在楼道里跑来跑去，时间也耽误了，工作效率还不高。但是现在的情况已经截然不同了。通过综合办公系统，起草人或审批人在提交工作任务后，系统会自动将待办任务移交给相关岗位工作人员，并通过弹出窗口、语音信息等多种方式进行提示，使工作人员的待办任务一目了然。同时，减少了文件在不同岗位人员之间的流转环节，还可以通过即时通讯工具进行督促沟通。这样一来，办理一项业务的时间大为缩短，工作的效率更高了。并且通过信息系统对各种数据信息进行采集、加工和存储，有效解决了数据一致性的问题，避免出错。”

    项目经办人张巍则对专家通过电子化采购信息平台评审的高效感受颇深。他说：“现在来到我们评审会议室的专家，可以通过应用电子辅助评标系统，从繁杂琐碎的评分合计、结果汇总等工作中被解放出来，从而更能发挥专家的专业特长，让专家专注于项目的评审，由信息系统来自动完成繁琐且容易出错的汇总计算工作，极大地提高了项目评审效率，这套系统从使用之初就受到了专家的高度好评。同时，在专家抽取工作中，通过应用语音短信平台也实现了高效、规范的随机抽取。”

    当工作人员把在内网上的系列工作办完以后，就可以通过外网及时地发布重要通知、业务信息以及工作动态等等，方便采购人和供应商准确掌握信息，开展采购活动。同时电子化采购信息系统也很好地搭建了网上沟通交流平台，使业务办理更加便捷。

    特点2：让工作更规范 促进业务运转流程化

    很多项目经办人都对记者表示：“在使用电子化信息平台之前，不能保证每个人对文件或者文本的专业词汇的表述完全一致，但这种不一致是会影响规范的。”

    作为中央级集采机构，采购中心对于规范的要求向来很高。同时，政府采购作为一项非常专业的工作，对其文本表述、行业词汇等专业要求本身就很高。为了规范业务术语，提高业务的专业化程度，采购中心下决心在2005年开发电子采购信息化平台。目前，在该平台上有统一的文本模板，规范了文本表述的一致性和准确性。

    在项目流程上，通过电子化采购平台，让项目每一个环节和每一道流程更加清楚、规范。作为项目经办人，杨烨的感受是：“有了采购项目管理系统以后，我们就可以按照电脑上的提示，按部就班地进行工作，不会遗漏一个环节或者多出一个环节。当这个环节完成以后，系统会自动提示下一步经办人应当在几日内完成的任务。”

    这种流程的规范不仅体现在采购中心内部办公的有序性上，在全流程电子招投标活动中的表现也非常明显。在招标文件编制环节，通过电子化采购信息系统，设定供应商的资质条件和需填报的各项信息，招标文件在网上下载的同时自动登记供应商信息，供应商制作投标文件如同填写考卷一般，避免了格式上的混乱和重要信息的遗漏，在开标、评标环节自动读取招投标文件的信息，提交给专家评审，整个招标过程衔接紧密、严谨。

    当很多地方都在为信息统计和项目归档工作的繁琐与复杂而头疼时，电子化采购信息平台可以有效、规范地把信息统计出来并把项目档案自动生成列表，进一步规范了信息数据和项目档案的管理。

    特点3：让管理更精细促使分析决策科学化

    采购中心的电子化采购信息平台还有一个最大的特点就是精细化管理。通过该系统的任务集成便于领导随时了解项目经办人办理事项的进程，以及随时审批经办人办理完毕的事项，做到任务到人、权责分明，增加工作进展的透明度。

采购中心采购一处副处长孙杰对于这一点感受很深，他说：“所有的办公都是信息化和电子化，有利于领导抓落实、抓执行，时效性也就更强，大大节约了人力、物力和财力。领导随时上网处理公文，也不会打乱领导的工作节奏和计划安排。”

    精细化的一个最明显的表现是，在系统里，所有项目类型每个环节的流程时间是有明确规定的。项目负责人启动项目后，各个环节的工作截止时间就会由系统自动生成。同时，系统会根据具体的完成时间用绿、黄、红3种颜色对每个项目的“状态”进行提示：绿色代表还在工作时限内，黄色代表采购环节出现超时，红色则代表整个采购项目超期。出现超时情况后，责任单位可以立刻锁定，相关人员需填报超期原因，以便问责。

    不仅普通员工有自己的办公权限，系统还设定了处级领导和采购中心领导两个权限级别。在处级权限里，处领导可以方便快捷地了解整个处室每位工作人员的工作状态、工作饱和度，对处里的情况能够做到落实到人、精确到事。采购中心领导也是一样，对整个单位所有处室的工作情况都能“一目了然”。信息及时准确地传递，使领导的决策有了更加明晰的依据，采购中心的运转效率大大提高。

    为了使采购行为更加规范，采购效率更高，承担信息化建设职责的采购中心综合处在完善规章制度和文件范本的基础上，结合中直机关实际和采购中心制度要求，加强信息化建设，落实好信息化建设的每一个环节和每一个文件，从制度上保证了信息化建设的成效，并最终通过信息系统的建设落实了相关制度和时限的要求。

采购中心副主任程俊杰对推动电子化采购这样总结道：“我们开发这套信息系统的目的就是要提高办公效率，提高透明度，规范操作，分清责任。即使以后我们的采购任务不断地加量，我们也能通过这套系统有力地保障各项工作顺利、圆满地完成。”■（中国政府采购报记者  徐丽红  吴敏）